Le bureau de Toronto de Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. est actuellement à la recherche d’un ou d’une réceptionniste/commis – services intérieurs et installations relevant de l’équipe Services intérieurs et installations pour la tranche horaire de 8 h à 16 h. En tant que premier point de contact des visiteurs du cabinet, la personne retenue devra offrir un service à la clientèle exceptionnel dans toutes ses interactions, qu’elles aient lieu au téléphone ou en personne. La personne retenue relèvera de la responsable d’équipe – traiteur. Les principales responsabilités liées au poste sont décrites ci-dessous.
Il s’agit d’un contrat de 14 mois.
Le poste
- Accueillir les clients et les visiteurs, s’assurer que l’espace de conférence est propre et accueillant
- Recevoir et transmettre les appels entrants et les messages, si nécessaire
- Gérer les enveloppes/objets reçus à la réception et user de discernement pour en déterminer la sensibilité
- Coordonner la réservation de salles de conférence et de salles de réunion, assurer la liaison avec l’équipe des services de traiteur et l’équipe technique, au besoin
- Tenir un registre des visiteurs et fournir des cartes d’accès temporaires aux membres du cabinet au besoin
- Appuyer l’équipe du centre de solutions d’affaires (salle du courrier/centre de photocopie) s’il y a lieu
- Effectuer des réservations au restaurant (pour les gros groupes), acheter des cadeaux à l’intention des clients et/ou du personnel au besoin (p. ex. paniers préassemblés, fleurs, etc.)
- Effectuer diverses tâches administratives connexes pour l’équipe Services intérieurs et installations, notamment la préparation de factures aux fins d’approbation, la production de rapports sur l’utilisation des salles de réunion, la publication d’avis de communications internes sur Scoop ou dans l’infocourriel À savoir
Les compétences et l’expérience requises
- Expérience de travail à un poste de réceptionniste ou à un poste administratif dans un cabinet de services professionnels
- Vif intérêt pour la prestation d’un service exceptionnel de façon à offrir aux clients une expérience sans pareille
- Excellentes compétences au chapitre du service à la clientèle, assorties d’une capacité à communiquer efficacement avec les membres de tous les échelons du cabinet ainsi qu’avec nos clients et invités
- Approche axée sur les solutions doublée d’une capacité à prévoir les besoins des clients
- Expérience ou connaissance de la gestion de tâches de conciergerie (p. ex. bien connaître les environs, savoir quels sont les bons restaurants et comment acheter des billets, etc.), un atout, mais non une exigence
- Solides compétences informatiques, notamment connaissance de Microsoft Office et du logiciel de gestion des réservations de salles EMS ou d’un programme similaire
- Expérience essentielle de la gestion de questions confidentielles avec discrétion
- Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe et de manière autonome
- Solides compétences organisationnelles et minutie
- Aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois en respectant des contraintes de temps
- Capacité à accepter le changement, à tirer parti de la collaboration et du travail d’équipe ainsi qu’à adopter un horaire de travail souple
Pourquoi Vous Joindre à Notre Équipe
- Mode de travail hybride
- Régime d’épargne-retraite avec cotisations de l’employeur
- Primes d’assurance payées par le cabinet
- Services de télémédecine
- Santé et bien-être : une allocation flexible pour les soins de santé et le bien-être qui couvre beaucoup plus qu’un abonnement dans une salle d’entraînement!
- Programmes de formation et de perfectionnement professionnel en fonction de vos intérêts et de vos besoins
Vous souhaitez vous joindre à un cabinet proactif et moderne où vous vivrez une expérience professionnelle exceptionnelle dans un cadre de travail inclusif et collaboratif? Joignez-vous à nous!
En tant que cabinet d’avocats mondial, nous favorisons une culture fondée sur l’excellence et le service aux clients et prônons la souplesse, le respect, la diversité et la transparence. Nous nous efforçons de créer un environnement inclusif et équitable où chacun·e peut se montrer sous son vrai jour et réaliser son plein potentiel sur le plan professionnel.
Pour plus de détails sur la façon dont nous intégrons la diversité, l’équité et l’inclusion dans toutes nos activités, veuillez cliquer sur le lien suivant : Diversité, équité et inclusion | Canada | Cabinet d'avocats mondial | Norton Rose Fulbright
Si vous souhaitez vous prévaloir de mesures d’adaptation raisonnables au cours du processus de recrutement, veuillez nous l'indiquer lors de votre candidature. Nous communiquerons avec vous pour en discuter.
Veuillez noter que les personnes qui reçoivent une offre d’emploi peuvent être tenues, pendant leur emploi au sein de Norton Rose Fulbright, de faire la preuve des vaccinations recommandées de temps à autre par le gouvernement ou les autorités de santé publique. Norton Rose Fulbright a le devoir d’accommoder les personnes qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des motifs protégés. Les candidat·es qui ont besoin d’un accommodement peuvent communiquer avec nous pour en discuter davantage.
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